經過適法性調查，組織應該可以充份了解，到底有哪些法律保障自己組織內個人資料之蒐集、處理與利用。但這些還不夠，因為法律只是一個法條，但我們要解決的，是個人資料中到底哪些個人資料類別（姓名、電話、...）受法律規範，哪些沒有。所以，在界定個人資料之範圍中，就是要明確找出哪些個人資料類別有法律保障，哪些沒有。那些有被保障的，大致上就可以不用告知或取得書面同意，而哪些未被保障的，組織除了要自己找適用的例外狀況，再不然就得對當事人進行告知。
提醒各位，法條並不一定會明確告知有哪些個人資料類別可以蒐集、處理或利用，此時可以善用相應之表單，這些法律規定要填的表單內容，也就等同法律同意組織蒐集的內容。
下表為非公務機關在員工報到時，可以蒐集員工個人資料之範圍為：
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項次 |
法律名稱 |
可蒐集、處理或利用之個人資料類別 |
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1 |
勞動基準法 |
姓名、性別、出生年月日、本籍、教育程度、住址、身分證統一號碼、到職年月日、工資、勞工保險投保日期、獎懲、傷病及其他必要事項 |
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2 |
勞工安全衛生法 |
健康檢查表 |
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3 |
勞工健康保護規則 |
1. 作業經歷、既往病史、生活習慣及自覺症狀之調查。 2. 身高、體重、腰圍、視力、辨色力、聽力、血壓及身體各系統或部位之理學檢查。 3. 胸部Ｘ光（大片）攝影檢查。 4. 尿蛋白及尿潛血之檢查。 5. 血色素及白血球數檢查。 6. 血糖、血清丙胺酸轉胺（ALT ）、肌酸酐（creatinine）、膽固醇、三酸甘油酯之檢查。 |
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4 |
全民健康保險法 |
1. 投保人姓名 2. 受保人身份證號碼 3. 投保人生日 4. 投保人眷屬姓名 5. 投保人眷屬身份證號碼 6. 投保人眷屬生日 |
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5 |
勞工保險條例 |
1. 投保人姓名 2. 受保人身份證號碼 3. 投保人生日 4. 投保人勞保月投保薪資、全民健康保險投保金額 5. 投保人眷屬姓名 6. 投保人眷屬身份證號碼 7. 投保人眷屬生日 8. 投保人眷屬勞保月投保薪資、全民健康保險投保金額 |
A++股份有限公司在員工報到時會進行之作業以及蒐集之資料：
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步驟 |
作業名稱 |
蒐集之資料 |
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1 |
個人資料填寫 |
8 姓名、住址、住家電話號碼 8 銀行帳戶之號碼 8 身份證統一編號 8 性別、出生年月日、出生地、國籍 8 身高、體重、血型 8 配偶資訊 8 執照 8 教育程度 8 資格與具備之技術 8 專長 8 僱用經過 8 離職經過 8 工作經驗 8 過去工作薪資 8 負債與每月支出 8 緊急聯絡人 |
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2 |
繳交書面資料 |
8 國民身份證件正、反影本一份 8 特約銀行開戶存摺封面影本一份 8 最高學歷畢業證書影本一份 8 戶口名簿或戶籍謄本全戶影本一份 8 健保轉出單影本一份 8 退伍令證明影本一份 8 兩吋彩色正面半身近照兩張 8 體檢收據（等同健康檢查表） |
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3 |
填寫申請表 |
8 員工眷屬加（退）全民健康保險申請表 |
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4 |
簽署同意書 |
8 聘僱同意書 8 定期聘僱契約書 8 團保同意書 8 團體保險 |
表6-7範例企業員工報到需填寫與繳交之資料
從界定個人資料之範圍 - 1所提之非公務機關在員工報到時，可以蒐集員工個人資料之範圍與6-7可以發現有下列幾類差異：
8 企業蒐集員工個人資料之特定目的：
Ø ○○二：人事管理
Ø 一八一：其他經營合於營業登記項目或組織章程所定之業務
8 第一類：法律要求蒐集
Ø 勞動基準法§7：姓名、住址、身份證統一編號、性別、出生年月日、出生地、國籍
Ø 勞工安全衛生法§12：體檢收據（等同健康檢查表）
Ø 勞工健康保護規則§11：身高、體重、血型
Ø 全民健康保險法§8：健保轉出單影本、員工眷屬加（退）全民健康保險申請表
Ø 勞工保險條例§6
8 第二類：法律未要求蒐集，但企業可蒐集而不需告知
勞動基準法§7提及勞工名卡中除個人基本資料，企業可視營運需求，蒐集員工『其他必要事項』，但仍必須與特定目的中之『人事管理』相關聯。
Ø 確認員工國籍：國民身份證件正、反影本
Ø 確認員工是否役畢：退伍令證明影本
Ø 為聯絡員工：住家電話號碼
Ø 給付員工薪資：銀行帳戶之號碼、特約銀行開戶存摺封面影本一份
Ø 員工有緊急情況時之聯絡人：配偶資訊、緊急聯絡人
Ø 了解員工所具備之技能是否符合企業所需以及是否在面試時提供不實資料：執照、教育程度、資格與具備之技術、專長、僱用經過、離職經過、最高學歷畢業證書影本
Ø 未來調整薪資參考：工作經驗、過去工作薪資
Ø 製作識別證：兩吋彩色正面半身近照
8 第三類：法律未要求蒐集，企業需明確告知後始可蒐集
Ø 負債與每月支出
Ø 戶口名簿或戶籍謄本全戶影本
Ø 聘僱同意書
Ø 定期聘僱契約書
Ø 團保同意書
Ø 團體保險：屬企業提供之福利，不能適用勞保與健保之法律規定
本例第一類與第二類企業皆可在不需告知員工的情況下蒐集、處理與利用員工個資，但第三類資料即需依個人資料保護法進行告知。告知方式請參考下一節說明。
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告知內容 |
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8 特定目的： ○○二：人事管理 一八一：其他經營合於營業登記項目或組織章程所定之業務 8機關名稱：A++股份有限公司 8蒐集之目的： Ø 負債與每月支出：了解員工財務狀況，避免因私人因素而影響公司財務運作 Ø 戶口名簿或戶籍謄本全戶影本：確保公司運作不受近親而導致業務無法迴避造成之後續不良影響 Ø 團保同意書、團體保險：企業提供之福利，將利用員工之姓名、身份證號碼、生日、健康檢查 8個人資料之類別： Ø 貸債與支出（C○八二） Ø 健康記錄（C一一一） 8個人資料之： Ø 利用方式： ¡ 負債與每月支出、戶口名簿或戶籍謄本將於員工報到繳交確認內容後歸檔 ¡ 健康記錄提供予團保公司進行團體保險之受保作業 Ø 利用期間：本公司營運期間 Ø 利用地區：地區不限 Ø 利用對象： ¡ 負債與每月支出、戶口名簿或戶籍謄本：本公司 ¡ 健康記錄：團保公司 8當事人就其個人資料依個人資料保護法規定可行使之權利： Ø 查詢或請求閱覽 Ø 請求製給複製本 Ø 請求補充或更正 Ø 請求停止蒐集、處理或利用 Ø 請求刪除
當事人行使個人資料權利方式：請電(xx)xxx-xxxx○○○或privacy@xxx.xxx 若您所提供之資料不完整或不正確，致未來您可能在本公司任職後造成對本公司之損失者，本公司將保留對您之聘僱權力以及法律追訴權。（非必要欄位之資料內容將不影響您之權益） |
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