個資盤點最重要是找出機關內所有存在的個人資料，不論個人資料是以什麼形式存在。經過訓練之員工可以在一致的盤點手法下，對機關之營運流程、過程所接觸之個人資料、個人資料之型態與內容、接觸之人員、以及這些個人資料現在是如何被管理等進行盤點。
但個資盤點麻煩的並不是盤點的方式與手法，而是盤點過程中，到底哪些要被視為個人資料，因為依據個人資料保護法之規定，可以間接識別的個人資料也算是個人資料；而儲存在電子媒體上的個人資料檔案類型又多不可勝數，只要有一項個人資料未盤點到，後續可能引發之衝擊與風險，恐怕就不是機關所能等閒視之。
機關需完成盤點對象：
8 與個人資料檔案相關之營運流程盤點
8 個人資料檔案接觸單位盤點
8 是屬於個人資料之蒐集、處理或利用的哪一類
8 個人資料檔案類型盤點（紙本、Microsoft Office檔案、PDF、…）
8 個人資料檔案儲存媒體盤點（非數位媒體 / 數位媒體）
8 個人資料檔案儲存區域盤點
8 找出在哪些營運流程中、何人、何時、何地、對哪些個人資料、進行哪些接觸
8 人工盤點 v.s 自動盤點
個資盤點內容
我們以一家企業員工報到流程作為範例說明:
1.因為市面上還沒看到非常精確的個資盤點自動化工具，所以本書以人工盤點進行說明
2.因為用以進行個資盤點的欄位過多，很難全部呈現在畫面上，所以這邊僅重點提示個資盤點表需要具備之項目，讀者可依實際需求自行增減:
個資盤點需蒐集之項目如下：
8 與個人資料相關之營運流程與作業
8 所使用之個人資料檔案
8 個資行為
8 整個作業過程中接觸之人員
8 個人資料檔案是否符合個資法相關告知、取得同意之規範
8 個人資料檔案是否屬特定目的內之利用，若不是，是否有明確取得書面同意
8 所蒐集、處理或利用之個人資料檔案在機關內之保管與使用情況
8 是否會進行國際傳輸
8 是否有其他利害關係人（包括委託或受委託）在此作業流程中協同運作
8 個人資料檔案中所有使用之個人資料類別
8 由誰提供此一資料
產出資料
機關內完成個人資料盤點後，至少必須產出下列資料，否則就不算完成盤點：
8 個人資料檔案清冊：
Ø 個人資料檔案名稱
Ø 持有依據
Ø 持有單位
Ø 特定目的
Ø 檔案類型
Ø 提供者
Ø 蒐集之作業名稱
Ø 流程名稱
Ø 取得方式
Ø 存放方式
Ø 儲存地點
Ø 是否已完成告知程序
Ø 是否已取得當事人同意
8 個人資料檔案處理說明：
Ø 個人資料檔案名稱
Ø 檔案類型
Ø 提供者
Ø 取得來源
Ø 處理單位
Ø 處理措施
8 個人資料檔案利用說明：
Ø 個人資料檔案名稱
Ø 檔案類型
Ø 持有單位
Ø 取得來源
Ø 利用單位
Ø 利用說明
Ø 利用範圍
個人資料檔案清冊
本章範例共盤點出下列個人資料：
8 國民身份證件正、反影本
8 特約銀行開戶存摺封面影本
8 最高學歷畢業證書影本
8 戶口名簿或戶籍謄本全戶影本
8 健保轉出單影本
8 退伍令證明影本
8 兩吋彩色正面半身近照
8 健康檢查結果
8 個人基本資料 - 紙本
8 全民健康保險保險對象投保申報表
8 勞保、健保及勞退3合1表格
8 ○○○人壽團體保險申請表
8 聘僱同意書
8 ERP員工基本資料
8 電子郵件
8 AD帳號
範例共16項個人資料檔案，請讀者依第六章介紹之方式，逐一確認這些個人資料中是否有個人資料類別（就是我們常說的個人資料欄位資訊，例如：姓名）需要擬定告知事項。
後續將以此16項個人資料檔案進行範例說明。
個人資料檔案處理說明
找出所有個人資料檔案後，下一步需找出所有跟這些個人資料檔案有關之處理作業，其目的主要是在進行後續風險分析以及資料、設備與人員安全管理時，能掌握每一個個人資料檔案被哪些人動過哪些手腳。
個人資料檔案利用說明
此步驟需要找出所有跟這些個人資料檔案有關之利用作業，其目的主要是在進行後續風險分析以及資料、設備與人員安全管理時，能掌握每一個個人資料檔案是如何被利用、以及被利用之內容有哪些。
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