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本文章之參考資料來源為:

1. PMI PMBOK 3rd
2. 2005 Rita Mulcahy PMP EXAM PREP

• 並非每一個Project都會有Project Procurement Management, 會有Procurement的流程, 是Project有需要從組織外部取得該Project所需要之資源時才會發生
• Project Procurement Management是PMP 九大領域中唯一一個PM不是主角的領域, 但這不是說PM就可以閒閒沒事, 反之, PM要扮演一個稱職的配角
• Project Procurement Management是PMP 九大領域中, PM最不好控制的一個領域, 因為參與此一領域運作的, 除組織內部資源外, 尚牽涉到組織外部的資源, 尤有甚者, 除合作的雙方外, 有時還會有其他法務相關單位的介入, 例如某個合約的簽署, 需要有第三方的律師在場見證
• 一個Project是否要有外包行為, 在PM正式被確立後, 即應該開始就各種數據及資料進行分析, 並提供相關建議方案供Sponsor, Customers進行確認
• 一但確認Project有外包採購的活動, PM即需與Project Team Members進行規劃, 整個Project有哪些部分需要進行採購? 採購的方式? 誰來負責相關事宜? 預先準備與外包廠商簽約時, 與Project相關之合約內容, 所有相關之需求完成後, 即需進入採購流程
• 採購可分為集中式, 分散式, 混合式. PM需就組織內規範之採購模式進行採購作業(若屬集中式, 則一般PM需提出請購需求). 若Project不需負擔採購作業, 則此時PM即需與組織內採購單位進行討論, 就Project的採購需求提出完整且清處之說明, 務必讓採購單位完全了解Project的需求(採購內容, 採購數量, 需求時間, 相關限制, 可能之風險, ...), 當採購單位在擬定合約, 撰寫採購文件, 選擇廠商(Souring), 簽定合約等作業時, 方可為Project量身訂作一個符合需求之採購作業
• PM需全程參與採購合約之擬定, 廠商篩選, 廠商說明會, 合約之簽定, 以及後續所有合約進行之監控過程, 以下即是PM在採購流程之需扮演之角色:
  1. 參與採購合約的制定, 並在事前先行擬定合約中與Project相關之條款 
  2. 協同採購單位了解整個採購流程之運作
  3. 充分了解採購合約的內容, 且需確認合約的每一項條款是否都符合Project之需求
  4. 提供所有可能面臨之風險, 與Project相關之假設與限制
  5. 參與採購單位與廠商之間的協調, 並努力為雙方維持良好的關係
  6. 確定合約成立後, PM需能隨時監控合約之進行情況(若有必要請廠商定期提供相關資料或參與相關之會議, 請務必在合約中載明)
• 若外包之廠商尚有更上游之外包廠商, PM不可抱持一個心態:『廠商需自行控制其再外包之廠商, PM只要聚焦在合約上的協議即可』, PM雖無法直接介入廠商的外包行為, 但因廠商最後產出是否符合需求會影響Project的成功與否, 故PM仍需適度地關心廠商的相關作業, 可以的話, 可以在簽訂的合約上載明, 聲明PM可以定期或不定期參與廠商的相關內部運作, 如此, PM更能精確掌控採購流程的進行過程及最後可能產出之品質