專案需求變更時到底應該要從哪幾個部份進行分析
專案需求變更時到底應該要從哪幾個部份進行分析是個有爭論的議題, 從PMI規範PMP的內容來看, 是從Scope, Cost, Time, 以及Quality四個點來分析.
1.Scope:
一般在專案進行時, 尤其是有簽訂合約的專案, 會在一開始就定義專案進行的Scope, 畢竟這是評估成本以及時程的基本要素. 當然, 絕大部分的人會認為只要白紙黑字寫下, 就不應該隨意變更Project Scope, 只是, 這是不切實際的想法. 試想, 有相當比例的需求者一開始是不了解他們真正要的是什麼, 往往會在專案進行過程中, 因需求越談越明, 才會真正認知到底要專案產出什麼. 但這時, 往往就已超過當出專案定義的Scope. 所以, 要不就是雙方一開始就先協議出一個需求變更的模式, 以便在未來需求真正需要異動時, 能有一個雙方心服口服的作法. 再不然, 就是需求的一方在買方市場的優勢下, 會提出要求服務提供方概括承受的條款, 當然, 在買方市場的限制下, 賣方往往不得不屈於這種壓力下, 而被迫同意可能無止盡的需求變更.
所以, 為了能在成本預算內, 時程不跳票的條件下, PM是有必要針對Project Scope來Review被提出的需求變更. 一旦發現該需求變更已超出原議定的Scope太多, 可能也只有拒絕一途
2.Cost:
這應該不用再提了吧. 如果是屬於組織內部專案, 一般PM會比較不注重因需求變更所帶來的成本異動. 但如果是外部專案, 也就是有合約關係的專案, 成本就是一個非常重要的考量因素. 畢竟企業是以營利為目的, 即便再怎麼想爭取客戶或是不想得罪客戶, 但若因需求變更造成成本上揚, 進而讓專案的總支出超過總成本, 那服務提供者也只有Say No一途了
3.Time:
專案的時程絕對與Project Scope有高度相關. 這意謂需求的變更將可能導致原先已完成的要重作, 或是超出原先已被過度擠壓的時程. 故一旦有需求變更被提出, PM將必須就時程可能的影響進行考量, 也許要遞延專案結案時程, 也可能要增加成本來取得更多的資源. 但不論使用哪一種方式, 專案時程絕對是一個重要的考慮因子
4.Quality:
品質相較上述幾項, 也許沒那麼重要, 因為客戶往往認為專案能先完成是比較重要的, 反正只要不進行驗收, 再爛的品質都可以要求PM進行提升. 只是, 聽過又要馬兒跑得快, 又要馬兒不吃草吧, 任意地異動Project Scope, 往往需要承受的, 是品質無法提升的風險
但除了上述這幾項條件外, 在現實的環境中, 往往有更重要的因素會凌駕於上述四個專業的考量因子. [主管的關切]以及[與客戶間的政治關係]是兩個最常發生的非專業性考量因素. 怎麼說呢? 越接近基層的工作執行者會以上述四個專業的角度去分析需求變更所可能帶來的衝擊, 但往往高層在各種政治因素的考量下, 必需在專業與[關係]間作出抉擇, 所以, 不用我說了, 老闆一句[作就對了, 說那麼多幹什麼]就打翻掉所有專業的分析. 只是這種情況雖然是錯的, 但畢竟是一直發生在你我周遭的狀況.
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