Negotiation, 談判, 會出現在眾多場合中, 本文將就採購欲進行談判前的準備工作作一個簡單的說明:
1.釐清到底該次談判的主題到底為何?
談判的人總要知道為何而戰, 不知道談判主題, 就篤定不可能在談判桌上佔得上風. 當然, 有時透過結合一些談判對象較為弱勢的議題有助於提昇談判主議題的勝算
2.收集談判對象所有相關的資料
如果是要針對產品價格進行談判, 則應該收集談判對手的產品銷售情況, 市佔率, 報價成本, 業界客戶的評價, ...等資訊. 取得這些資訊, 會讓對手了解, 我們是有備而來, 並在設定談判議題上取得主導權. 如果在談判過程中, 突然提出對手的一些內部資訊, 往往會讓對手錯愕, 有利於談判主題的進行
3.收集談判對象相關競爭對手之資料
除了收集談判對手的相關資料外, 能同時收集談判對手的競爭對手資訊, 也有助於談判的進行. 例如, 我們希望廠商可以以3元賣出一個產品給我們, 但廠商認為5元是合理價位, 如果廠商的競爭對手是賣出4元, 則取得這項資訊, 可以讓廠商了解, 他們的報價其實是高於同業, 如此, 廠商在談判過程中因不了解我們取得多少的資訊, 便不會有太過強勢的情況出現
4.收集我們公司競爭對手之採購相關資料
收集公司競爭對手的採購資訊其實對於我們在與廠商談判是有極大好處, 這類資訊會讓廠商了解, 他們必須要製定一個合理的價格而非漫天喊價, 畢竟我們有掌握該廠商出貨給我們競爭對手的產品價格. 而往往這類資訊會讓廠商為了加強與我們公司的合作關係而作出讓步的決定
5.收集目前欲談判項目在市場上的相關訊息
產品的市場銷售情況, 相關通路, 未來展望, ...等資訊, 對於談判的過程起極大的影響. 如果我們欲採購的項目, 其在市場上已有其他的取代品出現, 這對於銷售廠商是不利的, 而在此情況下, 銷售廠商為了清出多餘的庫存, 也往往願意在銷售相關條件中作出重大讓步. 所以, 談判小組應致力於了解到底談判標的物的市場行情
6.邀請適當的同仁進入談判小組
談判人員不一定對所有要談判的議題都會有深入的認知, 所以應該適時邀請組織內熟悉的同仁一同加入談判小組的運作. 如果採購案是因某個專案而起, 該專案之專案經理應親自或指派專案小組人員參與談判小組的運作, 為的是要確定在談判過程中, 不會因溝通不足而犧牲專案進行的利益
7.收集談判對象之談判小組資訊
知己知彼, 才有機會百戰百勝. 我們的談判小組作了萬全準備, 當然也需要了解對方派出什麼樣等級的談判好手, 有時如果出席談判人員的層級過高, 常會使得談判一面倒, 失去談判的意義, 所以, 能事先了解對方的談判陣容, 可以方便我方判斷是否要邀更高層級的人員一同出席
有了上述這些資訊, 談判小組即需開始擬定談判策略以及相關的談判底限. 當然, 談判的結果是希望能取得對我方有利的條件, 但需要了解, 在今日的大環境中, 透過談判造成一方過度退讓, 並不是一個好的談判方針, 而是應該在談判的過程中, 尋找把餅作大, 達成Win-Win的局面
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